[2017-08-22]
Obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe spółki z o.o. i konsekwencje ich niedopełnienia

Dla każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe stanowią niezwykle ważny element formalno-prawny. Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - jako osoba prawna, obowiązana jest do przestrzegania przepisów prawa, w tym do wypełniania regulacji nakładających obowiązki sprawozdawczo-rejestrowe. Ponadto szczególne obowiązki nałożone zostały w przepisach prawa także na osoby fizyczne mające, zdaniem ustawodawcy, kluczowy wpływ na bieżące funkcjonowanie każdej spółki z ogroniczoną odpowiedzialością. Regulacje prawne obowiązków sprawozdawczo-rejestrowych spółek z ogroniczoną odpowiedzialnością mają na tyle znaczący wymiar, iż polski ustawodawca wprowadził szereg sankcji wobec tych podmiotów, które nie czynią zadość takim obowiązkom. 

 

Poniżej przedstawiamy opis wybranych obowiązków sprawozdawczo-rejestrowych spółek z ogroniczoną odpowiedzialnością, jakie zostały nałożone przez polskie prawo na każdą spółką z o.o., jak i konsekwencje ich niedopełnienia.

 

a) obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o rachunkowości

 

a1) obowiązek terminowego składania sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności Spółki

 

Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 1994 r., nr 121, poz. 591 z późn. zm. – dalej jako u.r., spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają obowiązek terminowego składania sprawozdania finansowego. Obowiązek ten ciąży na „kierowniku jednostki”:

 

Art. 49. 1. W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.

 

Kogo należy uznawać za kierownika jednostki. W tym zakresie należy posłużyć się definicją legalną „kierownika jednostki”, która jest zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.r.:

 

Art. 3. 1. Ilekroć w ustawie jest mowa o:

6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

 

Pobocznie należy zauważyć, że nie ma możliwości swoistej „cesji” obowiązków sprawozdawczych na inny podmiot niż kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 u.r.):

 

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

 

Kompleksowy obraz obowiązków sprawozdawczych kierownika jednostki w postaci spółki z o.o. daje lektura art. 69 ust. 1 u.r.:

 

Art. 69. 1. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

 

Sprawozdanie Spółki mogło nie podlegać obowiązkowi badania w przypadku niespełniania przez Spółkę przesłanek opisanych w treści art. 64 u.r.

 

a2) sankcje wynikające z niedopełnienia w/w obowiązku

 

Przepisy karne u.r. przewidują następujące konsekwencje za niesporządzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki z o.o.:

 

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.” (art. 77 pkt 2 u.r.);”

 

Art. 79. Kto wbrew przepisom ustawy:

3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.” (art. 79 pkt 3 i 4 u.r.).

a3) tok procedowania w przypadku uchybienia obowiązkom, o którym mowa w podpunkcie a1.

 

Ustawa o rachunkowości wymaga złożenia zatwierdzonego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, a nie jakichkolwiek sprawozdań. Ustawa ta milczy w zakresie tego, by istniał obowiązek przedkładania zatwierdzonego sprawozdania z działalności, bądź odpisu uchwały właściwego organu, zatwierdzającej sprawozdanie z działalności, jakkolwiek z treści art. 228 pkt 1 k.s.h. w zw. z art. 231  par. 2 pkt 1 k.s.h. wynika, że istnieje co najmniej korporacyjny obowiązek zatwierdzania (bądź przynajmniej odmowy zatwierdzenia) sprawozdania z działalności spółki z o.o. przez zgromadzenie wspólników. W przypadku uchybienia terminom do złożenia sprawozdania, ustawa precyzuje tok postępowania:

 

Termin nominalny do zatwierdzenia sprawozdania finansowego określa art. 53 ust. 1 u.r.:

 

Art. 53. 1. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

 

W przypadku pokrywania się roku obrotowego w spółce z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym winien być 31 grudnia danego roku.

 

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie opisanym w art. 53 ust. 1 u.r. pociąga za sobą dalszy tok procedowania w świetle u.r.:

 

2. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust. 1, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1.” (art. 69 ust. 2 u.r.)

 

Zwrócić należy uwagę na to, że art. 69 ust. 2 u.r. wprowadza obowiązek dwukrotnego składania sprawozdania finansowego – w ciągu 15 dni od terminu określonego w art. 53 ust. 1 u.r. (sprawozdanie niezatwierdzone) oraz w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu (sprawozdanie zatwierdzone). W przypadku niesporządzania w ogóle żadnych dokumentów sprawozdawczych przez okres kilku lat (tak, jak w przypadku Spółki), kierownik jednostki uchybia jednemu terminowi – do złożenia sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni od terminu określonego w art. 53 ust. 1 u.r. (tj. terminowi na złożenie sprawozdania niezatwierdzonego).

 

b1) obowiązki sprawozdawczo - rejestrowe wobec Krajowego Rejestru Sądowego.

 

Poza konsekwencjami karnymi wynikającymi z ustawy o rachunkowości liczyć należy się również z konsekwencjami opisanymi w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, wynikającymi z niedochowywania obowiązków zakreślonych w tej ustawie.

 

Obowiązek aktualizowania danych i składania właściwych dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego, przez spółki z o.o., wynika z art. 8a ustawy o KRS, przy czym – na potrzeby niniejszej analizy – zwrócić należy uwagę na art. 8 ust. 1 i 2 oraz art. 8a ust. 1 pkt 1-5 ustawy o KRS:

 

Art. 8. 1. Rejestr jest jawny.

2. Każdy ma prawo dostępu do danych zawartych w Rejestrze za pośrednictwem Centralnej Informacji.” (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o KRS)

1. Katalog obejmuje następujące dokumenty spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek europejskich:

1) akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, a także uchwały o ich zmianie;

2) teksty jednolite dokumentów wymienionych w pkt 1;

3) uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu;

4) uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek;

5) roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych;” (art. 8a ust. 1 pkt 1-5 ustawy o KRS)

 

Ze względów porządkowych nadmienić należy, iż z dniem 01 stycznia 2018 r. zmianie ulega treść art. 8a ust. 1 pkt 5 ustawy o KRS:

 

5) roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu tych sprawozdań i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdania z badania i sprawozdania z działalności jednostek, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowane sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych;” 

b2) sankcje wynikające z niedopełnienia w/w obowiązku

 

Zaniechanie aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym wiąże się z możliwym nałożeniem przez sąd rejestrowy sankcji represyjnych. Zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o KRS:

 

„Art. 24. 1. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające). W przypadku niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych. Przepisu art. 1053 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się.

2. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę, o której mowa w ust. 1.

 

Zwrócić należy również uwagę na możliwe konsekwencje dla bytu prawnego spółki z o.o. w związku z brakiem aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym:

 

6. W przypadkach uzasadnionych bezpieczeństwem obrotu sąd rejestrowy może dokonać z urzędu wykreślenia danych niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy lub wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.” (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS)

 

Art. 25a. 1. Sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy:

4) mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe;

5) mimo dwukrotnego wezwania sądu rejestrowego nie wykonano innych obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1.

2. W toku postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego sąd rejestrowy bada, czy podmiot ten posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność.” (art. 25a ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 2 ustawy o KRS)

 

Liczyć należy się również z okolicznością, że w przypadku niewypełniania obowiązków rejestrowych po stronie Spółki, mimo nakładania grzywien, sąd rejestrowy może ustanowić kuratora dla Spółki:

 

Art. 26. 1. Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców nie wykonuje obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku. Sąd rejestrowy może przedłużyć ustanowienie kuratora na okres nieprzekraczający 6 miesięcy, jeżeli czynności kuratora nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, na który został ustanowiony.” (art. 26 ust. 1 ustawy o KRS).


Pokaż wszystkie
Niniejsze opracowanie nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.
 
Niektóre obszary niniejszej strony mogą wykorzystywać cookies, czyli małe pliki tekstowe wysyłane do komputera użytkownika.
Poprzez wspomaganie zbierania statystyk umożliwiają one jak najlepsze dopasowanie treści prezentowanych na stronie do Państwa potrzeb.
Szczegółowe informacje dostępne są w Polityce Cookies.     Ok, rozumiem.